Checklista inför visning av kontor i Uppsala

Vad ska ni förbereda före visningen?

En bra visning börjar med en kort intern behovsbild. Skriv ned:

• hur många som behöver plats nu
• hur teamet kan förändras framåt
• önskat startdatum
• hur ofta ni arbetar på plats
• behov av fokuserat arbete, digitala möten och fysiska möten
• vilka krav som är nödvändiga och vilka som bara är önskemål

Skicka gärna teamstorlek och startdatum när ni bokar visningen. Då kan den som visar lokalen förbereda relevanta alternativ.

Vilka ytor ska ni faktiskt titta på?

Be att få se den arbetsplats eller det rum som är aktuellt, inte bara representativa miljöbilder. Gå även igenom de gemensamma ytor som skulle påverka er vardag.

Kontrollera hur ni rör er mellan arbetsplats, entré och de ytor ni behöver använda. Fråga vilka delar som delas, hur de bokas eller används och vad som gäller när flera behöver dem samtidigt.

Hur bedömer man ljud och arbetsro?

Stanna upp och lyssna. Hur mycket hörs från korridor, gemensamma ytor och angränsande rum? Föreställ er en vanlig arbetsdag med samtal och digitala möten.

Fråga hur andra i miljön brukar arbeta och vilka möjligheter som finns när någon behöver vara ostörd. Om ljud är avgörande bör ni försöka besöka platsen vid en tid som liknar er normala arbetsdag.

Vad bör ni fråga om möten och besökare?

Beskriv hur ofta ni tar emot kunder eller samarbetspartner och hur stora mötena brukar vara. Be om tydlighet kring vilka ytor som kan användas, hur tillgången fungerar och om något bokas eller prissätts separat.

Gå även igenom gästernas väg från entré till möte. Den påverkar både upplevelsen och hur ostört resten av teamet kan arbeta.

Vad ingår i kontorslösningen?

Be om en skriftlig specifikation. Fråga om de delar som är viktiga för er, exempelvis internet, mötesyta, möbler, service, förvaring, tillgångstider och andra löpande kostnader.

Formulera frågan konkret: Ingår detta i priset, är det ett tillval eller ansvarar vi själva? Då blir svaret lättare att jämföra mellan olika alternativ.

Vilka avtalsvillkor behöver ni förstå?

Läs mer än månadskostnaden. Kontrollera:

1. avtalsstart och avtalstid
2. uppsägning och eventuell automatisk förlängning
3. deposition och betalningsvillkor
4. regler för prisändringar
5. vad som händer om teamstorleken förändras
6. ansvar vid skador, nycklar eller återställning

Be om att få avtalet efter visningen och samla frågor skriftligen innan ni bestämmer er.

Hur bedömer man läget för vardagen?

Testa den resa som teamet faktiskt kommer att göra. Bedöm restid, anslutningar och hur det fungerar vid de tider ni normalt börjar och slutar.

Om cykel, bil, leveranser eller särskild tillgänglighet är viktigt behöver varje punkt bekräftas för den aktuella platsen. Utgå inte från en karta eller ett generellt områdesnamn.

Hur utvärderar ni visningen efteråt?

Sätt poäng på samma kriterier för varje plats. Gör det direkt efter visningen och håll fakta skilda från känsla.

Notera samtidigt vilka svar som fortfarande saknas. Fatta inte beslut förrän viktiga antaganden har blivit bekräftade fakta.

Kort checklista att ta med

• Aktuell yta visad
• Teamstorlek och startdatum diskuterade
• Arbetsro och ljudmiljö bedömda
• Möten och besökare genomgångna
• Innehåll och tillval specificerade
• Tillgångstider bekräftade
• Pris och villkor mottagna skriftligen
• Frågor efter visningen samlade

Vill ni boka en visning på Grafikgatan kan ni först se kontorsmiljön på G26. Där framgår också hur ni anmäler intresse och vilka uppgifter som hjälper oss att återkomma med aktuellt läge.