Så väljer du eventlokal i Uppsala — 9 frågor före bokning

Vilken typ av event ska lokalen fungera för?

En lokal som passar ett stående mingel behöver inte fungera lika bra för en middag, workshop eller presentation. Börja därför med att formulera vad gästerna ska göra, inte bara hur många de är.

Beskriv till exempel:

• om gästerna ska sitta, stå eller växla mellan båda
• om programmet kräver scen, presentation eller musik
• om mat och dryck är en central del av upplevelsen
• om ni behöver tid för riggning, repetition och avetablering
• om olika delar av eventet behöver separata ytor

Ju tydligare formatet är, desto lättare blir det för lokalen att bedöma om rummet, flödet och förutsättningarna passar.

Hur många gäster planerar ni för?

Fråga inte bara efter lokalens högsta antal. Be om ett bekräftat antal för just er möblering och ert upplägg. Samma rum kan rymma olika många beroende på om det används för stående mingel, biosittning eller middag vid bord.

Ha gärna tre siffror redo när ni frågar:

1. det antal ni tror kommer
2. det högsta antal ni vill kunna bjuda
3. när ni senast kan lämna slutligt besked

Det ger både er och lokalen bättre marginaler i planeringen.

Hur ska gästerna röra sig genom kvällen?

Ett bra eventflöde gör att entré, garderob, servering, toaletter och programpunkter inte konkurrerar om samma yta. Gå igenom gästresan från ankomst till avslut under visningen.

Titta särskilt på var köer kan uppstå, hur gäster hittar mellan olika delar och om tal eller musik kan upplevas från rätt plats. Fråga också hur personal och leverantörer tar sig fram utan att störa gästerna.

Vad bör stå tydligt i offerten?

En användbar offert gör det möjligt att förstå både totalsumman och vad den faktiskt omfattar. Be om en specifikation av:

• datum samt start- och sluttid
• tillgång för riggning och avetablering
• vilka ytor som ingår
• möblering och återställning
• eventuell teknik, service och bemanning
• mat, dryck och andra tillval
• betalnings- och avbokningsvillkor

Jämför inte två lokaler enbart på slutsumman. Jämför samma innehåll, samma tider och samma ansvarsfördelning. Läs mer i vår guide om vad som påverkar priset för en eventlokal.

Vilken teknik behöver ni egentligen?

Utgå från programmet och skriv en enkel behovslista: tal, musik, mikrofoner, presentation, bild, ljus och eventuell uppkoppling. Be lokalen bekräfta vad som finns, vad som ingår och vad som behöver tas in separat.

Om ett visst moment är avgörande bör det testas i god tid. En teknisk genomgång är särskilt värdefull när flera talare, liveframträdande eller externa producenter är inblandade.

Hur fungerar mat och dryck?

Fråga vilken modell som gäller för bokningen och vilka val som kan göras. Det viktiga är att få ett skriftligt svar på ansvar, serveringsform, specialkost, tider och vad som ingår i priset.

Undvik att anta att samma regler gäller i alla lokaler. Beskriv era önskemål tidigt, så kan lokalen bekräfta vad som är möjligt för just ert event.

Vilka tider och villkor gäller?

Eventets publika tid är bara en del av bokningen. Kontrollera när ni får tillgång, när leverantörer kan komma in, när ljudprov kan göras och när allt ska vara utrymt.

Be också om tydlighet kring ljudnivå, underhållning, städning, återställning och vad som händer om tidplanen förändras.

Hur kontrollerar ni tillgängligheten?

Tillgänglighet behöver bedömas utifrån de gäster som faktiskt ska delta. Beskriv konkreta behov och be lokalen bekräfta entré, relevanta nivåskillnader, toaletter, sittmöjligheter och hur gäster tar sig genom de ytor ni ska använda.

Gör detta före bokning, inte först när inbjudan redan är skickad.

När bör ni boka en visning?

Boka en visning när ni har ett preliminärt datum, ett uppskattat gästantal och en enkel bild av programmet. Då går det att ställa konkreta frågor och bedöma rummet mot ett verkligt behov.

Ta gärna med den person som ansvarar för innehåll eller produktion. Fotografera relevanta ytor, anteckna svaren och be om att viktiga förutsättningar även framgår i offerten.

Vill ni se en personlig miljö för event kan ni upptäcka G26:s eventlokal i Uppsala och därefter fråga om en visning.